Я підліток і хочу організувати фестиваль. З чого почати? Інструкція від Юрія Гуменюка — директора КУ «Агенція розвитку міста» (м. Хотин), ментора Урбанруху

29 квітня спільнота урбанруху «У міста є Я» зібралась на онлайн-зустріч із Юрієм Гуменюком — людиною, яка організовує кількатисячні фестивалі в історичному Хотині: лицарський турнір «Битва націй», фестиваль повітряних зміїв, відкриття лавандового поля та інші. Модерувала розмову Вікторія Шестобанська. До зустрічі також долучились випускниці київського осередку Урбанруху Олександра та Каміла Бобровська — організаторки фестивалю «Поштова: перезавантаження», які поділились власним досвідом.

Говорили про гроші й дозволи, про те чому команди розсипаються за два тижні до події, про безпеку, кризовий менеджмент і найбільш недооцінені ризики. І про те, як зробити фестиваль, який люди пам’ятатимуть не годину, а роки.

Публікуємо головне — у форматі практичної інструкції.

1. Фестиваль не організовують за тиждень

Перше, що треба прийняти: фестиваль планується дуже завчасно. Не за місяць, не за два — за рік. Тому що вам потрібна погода, локація, дозволи, команда, рекламна кампанія і час на те, щоб усе це скласти докупи.

Оптимальний сезон — пізня весна, кінець літа або рання осінь. Комфортна температура на вулиці — це не дрібниця, це те, скільки людей взагалі прийде і скільки залишиться.

2. Ваш фестиваль має бути унікальним — або не потрібен взагалі

«Фестиваль юшки може бути в кожній громаді по десять штук», — каже Юрій. І він правий. Якщо ваша ідея не чіпляє локальну ідентичність — вона не виживе.

Запитайте себе: чим унікальна наша громада, наше місто, наш район? Що є тільки тут? Фортеця, лавандове поле, стара поштова будівля, незвичайна природа — будь-що може стати основою унікального фестивалю.

У Хотині одного разу відродили фестиваль повітряних зміїв просто тому, що хтось придумав ідею за ніч, а наступного дня її записали. У перший рік замість очікуваних 200 людей прийшло 500. Через чотири роки — вже 2500, і частина з них приїжджала зі своїми зміями, бо вже знали: безкоштовних не вистачить на всіх. Ось що значить правильно підібрана ідея.

3. Зберіть команду — і одразу розподіліть ролі

Команда ділиться на два типи. Перший — організаційна: займається дозволами, рекламою, логістикою. Другий — тематична: люди, які розуміються саме на темі фестивалю.

Якщо це лицарські бої — в команді має бути хтось, хто знає реконструкторів особисто. Якщо це фестиваль для молоді — в команді має бути хтось із цієї молоді, а не тільки дорослі, які думають, що знають, що молоді цікаво.

Кожен учасник команди має чітко знати свою зону відповідальності. Найчастіша причина провалу — коли організатор намагається тримати все в руках сам. Це не героїзм, це шлях до розвалу.

Каміла й Олександра з київського осередку додають: дуже важливо, щоб уся команда бачила спільну мету. Колон кожен формулює її по-своєму — команда втрачає орієнтир і розсипається в найвідповідальніший момент.

4. Дозволи — не страшно, якщо знати до кого йти

Щоб провести фестиваль для більш ніж 50 людей в умовах воєнного стану, потрібен дозвіл обласної військової адміністрації. Також знадобляться погодження від поліції, ДСНС та медиків.

Звучить складно. Але є лайфхак: залучення органів місцевого самоврядування до участі у фестивалі. Коли вони стають учасниками, а не просто підписантами — дозволи отримуються за місяць. Коли ти сам обходиш усіх — може розтягнутися на рік і все одно без гарантій.

Ще один обов’язковий пункт: у радіусі 500 метрів від місця проведення має бути укриття, де можна розмістити всіх відвідувачів. Без цього — або міняєте локацію, або зменшуєте масштаб. Сьогодні це не бюрократична вимога, а питання безпеки людей.

5. Бюджет: де брати гроші і що завжди забувають порахувати

Три основні джерела фінансування:

Гранти Якщо фестиваль має соціальну мету — подавайтесь на грантові програми. Донорам зазвичай потрібні банери та згадки, і це справедлива угода.

Партнерська модель з бізнесом Партнерська модель ефективніша за комерційну. Бізнес сам зацікавлений у тому, щоб прийшло більше людей — успішний фестиваль дає підприємцям виторг у 2–3 рази вищий за звичайний день. Одного разу дистилятор із Рівненської області проїхав 500 кілометрів, щоб два дні поторгувати на хотинському фестивалі — і вийшов у плюс. При цьому одразу пропишіть бізнесу правила: як має виглядати точка, яка естетика. Базар на фестивалі нікому не потрібен.

Місцева влада Якщо зацікавити — можуть допомогти грошима або матеріалами.

Що зазвичай не закладають у бюджет (і потім шкодують): харчування команди та волонтерів, прибирання після події, резервний фонд на непередбачувані витрати. Обов’язково тримайте готівку: якщо раптом знадобиться терміново купити 10 блоків води, жоден постачальник не зачекає на оплату за рахунком.

6. Реклама: починайте за кілька місяців, не за тиждень

Рекламна кампанія стартує щонайменше за 2–3 місяці до фестивалю:

• за 3–4 місяці: перший «гачок» — натяк, що щось буде;
• за 2 місяці: активна реклама, опитування, відео, контент із командою;
• в день події: знімайте, як усе готується — це теж контент.

«Сарафанне радіо» все ще працює. Якщо на другий день двотисячного фестивалю несподівано приїхала черга машин на 5 кілометрів — це тому, що люди в перший день зняли, показали друзям, і ті примчали наступного ранку.

Не потрібні дорогі SMM-курси для першого фестивалю. Потрібен хтось, хто просто веде сторінку щиро і регулярно.

7. Безпека — не опція

На фестивалі обов’язково мають бути поліція, швидка і пожежна. Якщо фестиваль триває до темряви — поліція особливо важлива. До речі, навіть машина з мигалками на відстані охолоджує пристрасті — сам факт присутності.

Ведучий і модератори — ваш перший рубіж у разі конфліктів. Позитивний тон із мікрофону вирішує більшість ситуацій до того, як вони стають проблемою.

Якщо ви бачите, що контролювати ситуацію неможливо — фестиваль можна і треба зупинити. Безпека людей — першочергова відповідальність організатора.

8. Кризовий менеджмент: плануйте провали наперед

На одному з хотинських фестивалів очікували 5000 відвідувачів, а прийшло 15000. За місяць до старту вже було 115 заявок від реконструкторів — замість очікуваних 70–80. Команда збільшила кількість наметів, ліжко-місць і сцен буквально на ходу.

Прораховуйте ризики за 1–2 місяці: «Що якщо прийде втричі більше людей? Що якщо дощ? Що якщо ключовий учасник відмовиться в останній момент?» На кожне «що якщо» має бути відповідь.

За тиждень до фестивалю зупиніться й чесно оцініть: ви встигаєте? Якщо ні — краще скоротити програму, ніж зробити погано. А в день перед фестивалем — відпустіть ситуацію. Нову сцену ви вже не збудуєте. Відпочиньте і вийдіть на наступний день із ясною головою.

9. Люди мають піти з фестивалю з емоцією

Найголовніший показник успіху — не кількість людей, а те, про що вони говорять, коли виходять. Якщо обговорюють — все вийшло. Якщо мовчки розходяться — є над чим працювати.

Найбільша помилка організаторів: не залишити людям «родзинку». Це може бути вогняне шоу наприкінці, несподіваний виступ або інтерактив, у якому людина особисто взяла участь. Хтось, хто вперше вистрілив із лука на вашому фестивалі, розкаже про це на всіх вечірках наступні п’ять років — і щоразу згадає назву вашого заходу.

10. Після фестивалю: три обов’язкові кроки

Розбір польотів По гарячих слідах, поки пам’ять свіжа — що вийшло, що ні. Не для того, щоб засудити, а щоб наступного разу зробити краще.

Відпочинок для команди Якщо люди після кожного фестивалю «вмирають» — наступного разу їх буде менше. Зберегти команду важливіше, ніж провести ідеальний захід.

Прибирання Якщо після вас залишилось сміття або біотуалети простоять до наступного сезону — локацію вам більше не дадуть. Ніколи.

І наостанок — від випускниць Урбанруху

Каміла Бобровська та Олександра, які організували фестиваль «Поштове перезавантаження» в Києві без підтримки місцевої адміністрації, кажуть: головне — стукати. Писати музеям, бізнесам, організаціям. Отримувати відмови і стукати далі. Хтось завжди відчинить.

«Чим більше ви стукаєте, тим вища ймовірність, що хтось погодиться з вами співпрацювати. Завжди знайдеться той, хто вас вже чекає», — каже Олександра.

А Юрій додає: фестиваль завжди починається з однієї думки. І та людина, яка її придумала, — вболіватиме за результат найбільше. Якщо ця людина — ти, то вже все можливо.